Meine ersten Erfahrungen mit SAP machte ich im Mai 1997 als Mitarbeiter der HYPO-BANK. Ich wechselte innerhalb des EDV-Bereiches in eine Gruppe in der das SAP Know-how gebündelt war. Bis dato war SAP R/2 RP das einzig eingesetzte Modul. Meine Kollegen kümmerten sich daher ausschließlich um den Betrieb und die Weiterentwicklung von SAP R/2 RP. Der Systemwechsel auf SAP R/3 HR war bereits beschlossen.

SAP Erfahrung seit 1997

Die Bank wollte jedoch auf der Basis von SAP R/3 weitere Module einsetzen. Meine Aufgabe war es die Module FI und CO einzuführen, so wie an modulübergreifenden Themen der Einführung von SAP R/3 mitzuarbeiten. In einem ersten Schritt sollten ausgewählte Töchtergesellschaften unterschiedlichster Größe, sowie die Konzernmutter mit einem einheitlichen Kontenplan arbeiten. Als schwierig erwies sich dabei die Altdatenübernahme. Die Daten einer Konzerntochter, waren auf einem, bisher eigenverantwortlich betriebenen, SAP R/2 System. Dieses SAP R/2 Release und das von der Bank eingesetzte RP-Release waren so unterschiedlich, dass die Migrationstools untereinander nicht kompatibel waren.

Einführung Module FI/CO bei einem Konzern

Aufwändige Datenmigration

In dieser Zeit wurde mir auch die Verantwortung über den Bereich Berechtigungsmanagement und Benutzerverwaltung unter SAP R/3 übertragen. Dies war eine herausfordernde Aufgabe, die eine sehr gründliche Konzeption, viel Abstimmungsaufwand und Überzeugungsgabe erforderte. Schließlich war die Personalabteilung bisher alleiniger Nutzer eines SAP Systems. Sie sorgten sich um die Sicherheit ihrer Daten in einem integrierten System. Ebenso mussten die in einem so großen Unternehmen bereits geltenden Standards für DV-Systeme eingehalten bzw. angepasst werden.

Modulübergreifendes Berechtigungsmangement und Benutzerverwaltung

Bedingt durch die Fusion der HYPO-BANK mit der Bayerischen Vereinsbank zur HypoVereinsbank zum 1. September 1998 wechselten häufig die die eingesetzten EDV-Systeme bzw. die entsprechenden Zuständigkeiten. Die FI/CO-Aktivitäten wurden von nun an von einer anderen Gruppe in Hamburg geleitet.
Für den Personalbereich bedeutete dies, dass der bereits in der Konsolidierungsphase befindliche, aber noch nicht durchgeführte Systemwechsel von SAP R/2 RP zu SAP R/3 HR eingestellt wurde. Statt dessen mussten nun die Daten aus SAP R/2 RP nach PAISY migriert werden. Gemäß eines Vorstandsbeschlusses sollte PAISY jedoch mittelfristig durch SAP R/3 HR abgelöst werden.

Die Zuständigkeit für die EDV-technische Betreuung des Personalbereiches blieb jedoch in München. Da die Ablösung von PAISY zusätzliche personelle Ressourcen benötigte, bot man mir einen „Modulwechsel“ hin zu SAP R/3 HR an. Bis zum Januar 1999 erfolgte die Übertragung meiner bisherigen Aufgaben nach Hamburg. In dieser Zeit arbeitet ich aber schon am neu geschaffenen Teilprojekt „Neue Technologien für SAP R/3 HR“ mit. Wir untersuchten, welche Möglichkeiten sich für die Bank und deren Mitarbeiter z.B. durch den Einsatz einer optischen Archivierung, Workflow-Szenarien und eine Intranetanbindung ergeben könnten. Daraus resultierte u.a. das Haustelefonbuch der HypoVereinsbank, deren Basis die Personalstämme bilden und dessen Funktionalität auf der Technik von SAP R/3 beruht.

Wechsel zu Modul HR

Intranetanbindung des SAP R/3 HR basierten Haustelefonbuches

Anfang 1999 startet das SAP R/3 HR Einführungsprojekt. Anhand einer Konzerntochter (Rechenzentrum), die unter personalwirtschaftlichen Gesichtspunkten eine sehr große Übereinstimmung mit der Bank aufweist, sollte ein funktionsfähiges Template entwickelt werden. Auf dessen Basis sollte die Umstellung der Konzernmutter schneller und kostengünstiger erreicht werden.

Einführung Modul HR

Mein Schwerpunkt lag in der Einführung der Zeitwirtschaftskomponente. Die erste Schwierigkeit lag in der Anbindung an die bestehenden Zeiterfassungssysteme. Verschiedenste Subsysteme lieferten die Daten in unterschiedlichster Form an PAISY. Eine Umstellung auf eine von SAP zertifizierte Anbindung war auch nicht möglich, da PAISY für die Konzernmutter und andere Töchter weiterhin in Betrieb bleiben musste. Mit einem selbstgeschriebenen ABAP/4-Programm haben wir aus einer PAISY-konformen Hostdatei die Zeitereignisse über eine sequentielle Datei eingelesen.

Schwerpunkt Zeitwirtschaft

Anbindung heterogener Subsysteme

Die Positivzeitwirtschaft der HypoVereinsbank erforderte zahlreiche Änderungen des SAP Standards. So musste die Berechnung der Urlaubsansprüche modifiziert werden, um die Erfordernisse des Bankentarifvertrages korrekt abzubilden. Der Rechenzentrumsbetrieb erforderte ferner die Einrichtung von sehr komplexen Schichtmodellen, die unter PAISY nie vernünftig abgebildet werden konnten.

Diverse Modifikationen des SAP-Standards

Abbildung komplexer Schichtmodelle

Aus diesem Grund wurde für eine Einheit mit vollkontinuierlichem Schichtbetrieb die Positivzeitwirtschaft  ein halbes Jahr vor dem offiziellen Produktivstart quasi als „Vor“-Pilot in Betrieb genommen. Die über SAP R/3 HR ermittelten Zuschläge, sowie die Ab- und Anwesenheiten wurden über automatisch an PAISY übermittelt.

Versorgung einer fremden Lohn- und Gehaltsabrechnung als Vor-Pilotierung

Im Laufe diese Projektes wurde mir auch die Teilprojektleitung für die gesamte Zeitwirtschaft übertragen. Noch stärker als bisher war ich damit in organisatorische Abstimmungen mit anderen (Teil-) Projektleitern, Entscheidungsträgern der Personalabteilung, Betriebsräten und Mitarbeitern externer Firmen eingebunden. Während dieser Zeit habe ich federführend die Konzeption der Zeitdatenmigration sowie einer wöchentlichen Mehrarbeitsbetrachtung erarbeitet und realisiert.

Teilprojektleitung
 

Abbildung wöchentliche Mehrarbeitsbetrachtung

Im Herbst 2000 plante und koordinierte ich den Releasewechsel von 4.5B nach 4.6C für das gesamte System mit mehreren Mandanten und Modulen. Durch diesen Releasewechsel war auch die Voraussetzung geschaffen, den neu ausgelieferten Arbeitsplatz Zeitwirtschaft (Time Manager’s Workplace) einzurichten. Damit stand dem Produktivstart zum 1.1.2001 eigentlich nichts mehr im Wege.

Steuerung Releasewechsel von 4.5B nach 4.6C

Einführung Time Manager’s Workplace

Ende 2000 verließ ich jedoch die HypoVereinsbank und wechselte zur SOLUTIONS GmbH. Den Produktivstart konnte ich dennoch erleben, ja sogar aktiv mitgestalten, da die HypoVereinsbank um meine Unterstützung in den ersten drei Monaten gebeten hat. So habe ich die Migration der Zeitdaten durchgeführt, sowie die Zeitdatenbeauftragten an den verschiedenen Standorten geschult und unterstützt. Während der laufende Betrieb sehr bald an einen weiteren externen Mitarbeiter überging, habe ich in der verbleibenden Zeit für den neuen Teilprojektleiter konzeptionelle Tätigkeiten durchgeführt und Lösungsmöglichkeiten für den Einsatz des Templates bei der Konzernmutter aufgezeigt (weitergehende Modularisierung im Zeitauswertungsschema, Integration zum Organisationsmanagement).

Wechsel in Unternehmensberatung

Während dieser drei Monate bei der HypoVereinsbank war ich bereits tageweise bei einem großen Druckerhersteller eingesetzt, der noch SAP R/3 HR im Release 3.1I im Einsatz hatte. Aufgrund von Kündigungen bzw. eines Erziehungsurlaubes einer Mitarbeiterin hatte dieser Kunde bereits seit einiger Zeit keine interne SAP R/3 HR Betreuung seiner Personalabteilung. Seit dem Produktivstart mit 3.1H wurde das System kaum bzw. nur mit geringstem Aufwand weiterentwickelt. Der Releasewechsel von 3.1H nach 3.1I wurde Ende 2000 in einem Hau-Ruck-Verfahren durchgeführt um den Jahreswechsel durchführen zu können.

Die Aufgabe von SOLUTIONS war nun neben der Sicherstellung einer permanenten Systembetreuung einen Releasewechsel auf 4.6C zu planen und durchzuführen. Anschließend sollte das System konsolidiert werden. Meine Erfahrungen aus dem Bankprojekt waren für den Kunden sehr hilfreich.

Aufrechterhaltung des laufenden Betriebes

Releasewechsel von 3.1I nach 4.6C

Auch in diesem Projekt habe ich mich primär um die Zeitwirtschaftskomponente gekümmert.  Bereits im Rahmen des Releasewechsel wurde das System erfolgreich weiter entwickelt, z.B. durch die Umstellung des Infotyps Urlaub (I0005) auf Abwesenheitskontingente (I2006). Neben der personalwirtschaftlichen Beratung habe ich für den Kunden auch eher technisch orientierte Aufgaben, wie die Einrichtung von ALE Szenarien im Bereich der Verbuchung von Personalabrechnungsergebnissen und Reisekosten realisiert.

Weiterentwicklung Zeitwirtschaft

Einrichtung ALE Szenario

Aufgrund der Veränderungen in der Zeitwirtschaft habe ich eigenständig die Schulung der Zeitbeauftragten konzipiert, die Schulungsunterlagen erstellt, sowie die Schulung an verschiedenen Terminen selbst durchgeführt.

Schulung Zeitdatenbeauftragte

Meine Kenntnisse über ALE Szenarien konnte ich im Laufe dieses Jahres auch bei einem Universitätsklinikum anwenden und vertiefen. Da die Systemlandschaft dort unterschiedlich war, konnte das bei dem Druckerhersteller implementierte Szenario nicht 1:1 übernommen werden.

Einrichtung ALE Szenario

Da die Auftragslage des Druckerherstellers sich schlechter als erwartet erwiesen hatte, meldete dieser mit Wirkung von Anfang November 2001 Kurzarbeit an. Das Team von SOLUTIONS richtete daraufhin die Kurzarbeit im System ein. In der Zeitwirtschaft waren neben der Anpassung des Zeitauswertungsschemas und der Erzeugung von speziellen Arbeitszeitplanregeln vor allem Auswertungen zur Überwachung der Zeitkonten zu erstellen. Für die Mitarbeiter im 3-Schicht-Betrieb wurde eine Sonderlösung eingerichtet, da diese aufgrund einer Betriebsvereinbarung auch abweichend von ihrem eigentlichen Arbeitszeitmodell arbeiten dürfen.

Einrichtung Kurzarbeit

Aufgrund der positiven Erfahrungen, die das Universitätsklinikum mit dem ALE Szenario gemacht hatte wurde ich beauftragt ein weiteres ALE Szenario einzurichten. Die Verbuchung und Bezahlung der Reisekosten erfolgt bisher trotz zweier SAP Systeme über eine Excel-Datei. Daher war neben der Einrichtung des reinen ALE Szenarios viel Beratung notwendig, die Möglichkeiten unter Release 4.6C aufzuzeigen, Arbeitsabläufe zu optimieren und zwischen der Personal- und der Finanzbuchhaltungsabteilung zu vermitteln. Hier konnte ich meine der SAP R/3 FI Kenntnisse gut einsetzen.

Reorganisation Reisekostenverbuchung

Einrichtung ALE Szenario

Da aus personalwirtschaftlichen Gesichtspunkten keinerlei Personaldaten im Finanzbuchhaltungssystem erlaubt sind, konnte die Standardlösung zum Aufbau von Kreditoren nicht angewendet werden. Durch den geschickten Einbau in einem Customer-Include können nun die Kreditoren aus dem HR-System erzeugt werden und im Finanzbuchhaltungssystem per Batch-Input aufgebaut werden.

Modifikation Kreditorenaufbau

Für diesen Kunden habe ich Anfang 2002 auch eine Machbarkeitsstudie zur Umstellung eines externen Abwesenheitserfassungssystem durchgeführt. Kritisch an diesem Vorhaben war vor allem die Fragestellung, ob sich in SAP R/3 HR Urlaubskonten auch unabhängig von einem zugrundeliegenden Arbeitszeitmodell, und damit quasi manuell, abtragen lassen können.

Machbarkeitsstudie Ablösung externes Zeitwirtschaftsystems

Darüber hinaus beschäftigte ich mich bei dem Druckerhersteller, als Spätfolge des Releasewechsels, mit der Neukonzeption, dem Aufbau und der Umstellung der bisher profilbasierten hin zu rollenbasierten Berechtigungen.

Im Rahmen der Personalabrechnung war ich mit der Einrichtung der Arbeitszeitflexibilisierung betraut worden. Bezüglich der Führung von Wertguthaben leiste ich für die Personalabteilung sowohl eine personalwirtschaftliche Beratung, als auch für die EDV-Abteilung die technische Realisierung

Neukonzeption eines rollenbasierten Berechtigungskonzeptes
 

Einrichtung  und Führung von Wertguthaben in Personalabrechnung